包頭供電局客服中心：撥云見圓月 優(yōu)質服務時
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包頭供電局客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開發(fā)報裝資料數(shù)字化檔案處理系統(tǒng)
發(fā)布時間： 2020-11-04 15:52:26 來源：中國電力網(wǎng) 作者：劉向飛 靜波
中國電力網(wǎng)訊 包頭供電局客服中心是受理客戶報裝用電的單位，檔案室已經(jīng)存放了近二十年的客戶報裝資料,已經(jīng)形成資料過多無法存放的局面。2019年客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開發(fā)一套電子檔案管理系統(tǒng)及檔案資料自動化掃描編碼系統(tǒng),作為當年的創(chuàng)新項目，將檔案室現(xiàn)存的報裝資料全部數(shù)字化，可節(jié)省報裝資料的存放空間，有利于資料的長時間保存，同時大幅提高資料查詢的效率，更便于資料的閱覽。
電子檔案管理系統(tǒng)放置在蒲公英創(chuàng)新工作室，配置高速掃描儀和電腦，可以對現(xiàn)存的紙質資料進行快速掃描，同時通過管理系統(tǒng)自動將掃描生產(chǎn)的數(shù)字化文件進行編碼，儲存在觸摸電腦內，并利用觸摸屏的方式以便于對存檔資料的查詢與瀏覽。利用資料自動化掃描編碼系統(tǒng)，可自動將紙質資料掃描成數(shù)字化的影像資料，并且自動編碼后存入檔案管理系統(tǒng)，相關人員可以通過該系統(tǒng)快捷地檢索瀏覽報裝資料。電子檔案管理系統(tǒng)有效解決傳統(tǒng)檔案保管過程中存在的防火、防潮等一系列問題，對報裝資料無限期保存，并且可以節(jié)省存放空間，緩解辦公場地不足的矛盾。按照平均每年報裝1500戶，每份20頁資料計算，每年可節(jié)省紙張3萬余張，節(jié)省報裝資料打印、復印等費用，每年節(jié)約費用均在萬元以上。通過一年的運行，現(xiàn)已將2006年--2018年報裝工單進行了掃描，錄入業(yè)務工單兩萬多份，將近40萬頁的資料，充分發(fā)揮了預期的效果。
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